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知识产权贯标丨企业知识产权管理规范的策划阶段的注意事项

返回列表 来源: 广东知识产权 发布日期: 2018.05.24
     企业导入《企业知识产权管理规范》GB/T29490-2013标准的第一阶段即是PDCA管理模型(策划、实施、检查、改进)中的策划阶段,是整个认证咨询工作的开端,笔者认为该部分的重要工作包括选择认证辅导机构、召开启动会以及现场诊断。

一、选择认证咨询机构

     企业在导入《企业知识产权管理规范》标准的过程中,需要熟悉标准的相关条款,通过诊断发现目前知识产权管理上出现的各类问题,并通过制定相关的管理制度文件和记录文件加以规范。由于企业内部对于自身存在的问题较难识别并提出有效的解决方案,寻找外部的认证咨询机构就是最佳途径。

     认证咨询机构包括认证辅导机构和认证审核机构,在选择合作机构时,需要对认证辅导机构的管理标准辅导方案进行评比。具体可以从服务团队、服务价格、服务周期、成功案例等等进行综合考虑和选择,由于咨询服务需要的是解决问题的项目经验和现场辅导,所以对于现场辅导的时间、次数都需要综合比较,切忌盲目选择价格低廉能力较弱的辅导机构。目前全国具有企业知识产权管理规范认证审核资质的仅有中规(北京)认证有限公司和中知(北京)认证有限公司两家单位,在选择时没有区别。

     认证辅导机构的咨询师需持有国家注册IPMS审核员的证书,长期从事知识产权相关工作,能够协助企业深入理解标准要求,开展诊断、标准宣讲、培训、内部审核等相关工作,结合企业的实际情况,形成符合标准要求的企业知识产权管理体系,以及相关的《知识产权管理工作手册》等文件,及时解答企业内的各类知识产权问题,提出解决建议或方案。

二、召开启动会

     作为企业导入知识产权管理规范的首次大会,启动会的意义非比寻常。由于企业开展知识产权工作是由上而下,覆盖企业的各个职能部门,即需要遵照“领导重视,全员参与”的原则。本着这个原则,启动会的参与人员应包括企业的最高管理者、管理者代表、各职能部门的员工、认证辅导机构的咨询师等。另外,建议企业还可以考虑邀请负责相关知识产权工作的政府官员领导出席,一方面可以了解认证相关的政策和相关工作的指导意见,另一方面可以扩大企业的影响力,展示知识产权工作的成效。

     启动会的首要工作就是由企业最高管理者宣布本企业开始导入《企业知识产权管理规范》的标准,具有仪式的意义和作用。同时,最高管理者宣告员工这项工作的重要性和意义,提出要求公司全员加强知识产权保护意识,在认证咨询的过程中需要各个部门协助和积极支持和参与。企业的最高管理者发言后,由认证咨询师对整个认证过程做一个详细的讲解,并对《企业知识产权管理规范》进行首次简单培训。需要注意的是,首次培训的主要目的是向企业全员解释清楚这项工作究竟是什么,怎么做,有哪些好处以及需要的配合要点。讲解应该深入浅出,切忌以偏概全,让听众如在云中,甚至产生抗拒心理。最后在交流环节,认证咨询师可以和企业的人员进行充分的交流和答疑,时间允许的情况下,可以现场开展前期诊断的工作。

三、前期诊断

     前期诊断是否及时、全面、有效,将对企业认证工作的开展有着至关重要的作用。笔者目前的经验来说,前期诊断有以下几个方面需要注意:

1. 及时性
     前期诊断一定是在企业导入标准的前期即策划阶段进行的,不是中期或者后期。只有经过认真的诊断工作,才能为后续的制度体系文件的编写提供第一手的素材,为体系顺畅有效地运行打下良好的基础。

2. 全面覆盖
     贯标的原则是“领导重视,全员参与”,所谓的“全员”就包含企业的全体员工,包括企业的管理层以及各个职能部门。举例说,笔者曾在一家咨询企业的诊断过程中发现,由于该企业没有重要文件销毁的规定,员工直接将重要文件丢弃在垃圾篓,清洁员工直接将这些文件处理,如果外部人员收集到这些文件并提供给企业的竞争对手,就发生商业秘密泄露的风险。所以企业的知识产权工作并不是只和研发部门、知识产权部门有关系,前期的诊断工作一定要做得全面,涉及到公司的各个部门与岗位。

3.有效性
     对于前期诊断到的问题要进行及时总结并且告知到企业的相关部门,然后在后期完善材料与引进制度文件的时候对于诊断到的问题要重点加以关注。前期的诊断是为了贯标工作后期更顺畅地开展,要注重实质与意义,一定不能是开展了诊断工作后,后期不注意,完全不理会诊断报告,这样的诊断是无意义的诊断。

四、诊断常见类型

     企业贯标诊断工作除了需要具备及时性、全面性和有效性这几个特点外,不同类型的企业诊断工作也有所区别,可简单分为如下类型:

1.初创型企业
     此类型的企业由于创立时间不久,还没做过或者做了很少类型的其他体系的认证。针对初创型企业,诊断的主要作用是补缺。因为是初创型企业且其他体系的认证接触的较少,缺乏完整的制度和相关的流程。因此按照标准认证的要求,诊断的重点主要是排查企业缺少哪些文件,以备后期完善。诊断的主要作用是为了“补齐缺失”。

2.刚开展知识产权工作的企业
    此类型的企业一般已经成立3年以上,有一定的文件制度基础,也做过其他体系的认证,有可能研发相关管理工作尚不完善,其他体系的运行情况也一般。 这种类型的企业诊断工作较初创企业相对复杂一些,我们要从企业提供的现有的制度文件中选出和知识产权管理标准相关的文件,对比出有哪些异同。另外也要重点记录下企业目前的运行过程中,存在的知识产权隐患,后期辅导培训的过程中要和企业的管理层重点沟通这些问题。此外,如果企业研发部门对知识产权意识较为薄弱,后期也要加强辅导。为了便于后期辅导工作的顺利展开,这些问题在前期诊断的过程中一定要记录沟通清楚。

3.体系完整、重视研发的企业
     此类型的企业一般具有一定的规模和基础,已开展过其他体系或标准的认证,对于知识产权工作也有一定的经验。这种企业的前期诊断工作可以将重点放在知识产权风险管理上,对于各类风险提出警示,例如加强专利信息的检索分析与利用、商标监控、防侵权分析和诉讼应急机制、商业秘密的保护等,以及在企业投融资、并购、技术转移、标准化、联盟等过程中可能出现的问题等。此外该类型的企业在诊断中还需要注意如何将知识产权管理这个体系与其他体系进行融合,诊断的主要作用是为了“整合”资源,抵御风险。

五、诊断报告

     认证咨询的前期诊断工作尽量做到现场诊断,咨询师的诊断意见不只是来源于企业提供的纸质材料,更要结合自己在企业现场访谈了解到的情况,善于发现问题,总结问题,形成诊断报告。调研报告应包括:调研情况描述、问题分析、解决问题的方案。将报告反馈给企业的最高管理者和管理者代表作为参考,最终形成认证咨询工作的整体指导建议。

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